ยื่นวีซ่าเชงเก้น กรุ๊ปองค์กร สรุปขั้นตอนและเอกสารที่ต้องเตรียม

หลักการเลือกสถานทูตสำหรับยื่นวีซ่าเชงเก้นเมื่อเดินทางหลายประเทศ

วีซ่าเชงเก้นสำหรับการพำนักระยะสั้นอนุญาตให้อยู่ได้ไม่เกิน 90 วัน ภายในช่วงเวลา 180 วัน ถ้าทริปมีหลายประเทศ ให้สรุปเส้นทางและระยะเวลาพำนักก่อนเลือกประเทศที่จะยื่นคำร้อง

หลักทั่วไปคือยื่นกับประเทศที่พำนักนานที่สุด สำหรับฝรั่งเศส France-Visas ระบุให้พิจารณาประเทศปลายทางหลักจากระยะเวลาหรือวัตถุประสงค์ด้วย ถ้าทริปมีทั้งงานและท่องเที่ยว ลองเช็คให้ชัดว่ากิจกรรมหลักอยู่ที่ไหน แล้วเตรียมข้อมูลให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์จริง

วิธีนับจำนวนคืนที่พำนักในแต่ละประเทศ

เริ่มจากไล่วันเข้าและวันออกของแต่ละประเทศ แล้วใช้รายการคืนที่พักช่วยเช็คกับโปรแกรม อย่าดูเฉพาะเมืองที่เครื่องบินลง เพราะหลักการเลือกประเทศยื่นพิจารณาจากระยะเวลาพำนัก

ยกตัวอย่างเช่น หากโปรแกรมการเดินทางมีกำหนดพำนักในประเทศฝรั่งเศส 6 วัน และเดินทางต่อไปพำนักในอีกประเทศหนึ่งเป็นเวลา 15 วัน ประเทศที่คณะพำนัก 15 วันจะถือเป็นผู้มีอำนาจพิจารณาคำร้องวีซ่า คณะเดินทางจึงต้องยื่นคำร้องกับสถานทูตของประเทศนั้น ไม่ใช่ยื่นกับฝรั่งเศส

ฝ่ายจัดทริปจึงควรสรุปตารางการเดินทาง แผนการจองโรงแรม และการเคลื่อนย้ายระหว่างเมืองให้ชัดเจนตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้การนับจำนวนคืนมีความถูกต้องตรงตามเอกสารการจองที่พักจริง

กรณีเดินทางเข้าหลายประเทศและพำนักจำนวนวันเท่ากัน

ในกรณีที่โปรแกรมการเดินทางถูกออกแบบให้พำนักในแต่ละประเทศเชงเก้นเป็นจำนวนวันหรือจำนวนคืนเท่ากันพอดี จนไม่สามารถระบุได้ว่าประเทศใดเป็นปลายทางหลัก กฎระเบียบกำหนดให้ยื่นคำร้องกับประเทศแรกที่คณะเดินทางเข้าสู่พื้นที่เชงเก้น

ตัวอย่างเช่น หากคณะเดินทางเข้าพำนักในสองประเทศ ประเทศละเท่าๆ กัน โดยเดินทางผ่านด่านตรวจคนเข้าเมืองที่ประเทศแรกก่อน ประเทศแรกที่เดินทางเข้าสู่พื้นที่เชงเก้นนั้นจะเป็นประเทศที่รับผิดชอบการพิจารณาคำร้อง

การกำหนดเส้นทางบินและการเข้าพรมแดนจึงมีความสัมพันธ์โดยตรงกับขั้นตอนการยื่นคำร้อง ฝ่ายประสานงานควรสรุปเส้นทางและจำนวนวันพำนักก่อนเลือกประเทศยื่น โดยสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก แนวทางการเตรียมตัวยื่นวีซ่าเชงเก้นสำหรับกรุ๊ปองค์กร

ขั้นตอนนัดหมายคิวแบบกลุ่มผ่านศูนย์รับยื่นคำร้อง

เมื่อรู้ว่าจะยื่นกับประเทศไหนแล้ว ค่อยเช็คช่องทางรับคำร้องของประเทศนั้น ศูนย์รับยื่นคำร้องขอวีซ่าทำหน้าที่รับคำร้องและส่งต่อสถานทูตหรือสถานกงสุล ส่วนผู้ตัดสินผลวีซ่าคือเจ้าหน้าที่กงสุล

การประสานเป็นกรุ๊ปไม่ได้แปลว่าทุกประเทศมีวิธีจองเหมือนกัน จึงควรเช็คทั้งวิธีนัดหมายของสมาชิกแต่ละคนและช่องทางสำหรับคณะเดินทางก่อนแจ้งวันนัดให้ทีม

VFS Global และ TLScontact ศูนย์รับยื่นคำร้องแทนสถานทูต

ตัวอย่างที่ใช้วางแผนได้คือ TLScontact Bangkok ศูนย์รับยื่นคำร้องขอวีซ่าสำหรับฝรั่งเศส และ VFS Global Thailand ศูนย์รับยื่นคำร้องขอวีซ่าสำหรับออสเตรีย ขั้นตอนต่อไปนี้อ้างถึงการยื่นของประเทศตัวอย่างเหล่านี้โดยเฉพาะ

สำหรับฝรั่งเศส ให้เริ่มจากกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ใน France-Visas แล้วจึงสร้างบัญชี TLScontact เพื่อนัดหมาย ก่อนส่งข้อมูล ลองให้สมาชิกเช็คชื่อ นามสกุล และรายละเอียดหนังสือเดินทางของตัวเองอีกครั้ง ข้อมูลในแบบฟอร์ม France-Visas บัญชี TLScontact และหนังสือเดินทางต้องตรงกันทุกประการ

การประสานงานวันเก็บข้อมูลชีวมิติสำหรับสมาชิกทุกคน

สำหรับ TLScontact Bangkok หากสมัครแบบกลุ่ม ต้องกรอกข้อมูลส่วนตัวของผู้ร่วมเดินทางแต่ละคน และถ้ากลุ่มมากกว่า 5 คน ต้องติดต่อ call center เพื่อนัดหมาย ส่วน VFS Global Thailand สำหรับออสเตรียกำหนดให้ครอบครัวหรือกลุ่มจองนัดหมายแยกให้สมาชิกแต่ละคน หากเป็นตัวแทนจัดกรุ๊ปเดินทาง ให้ติดต่อทางโทรศัพท์ตามช่องทางที่ศูนย์ระบุ

ในวันยื่นฝรั่งเศสผ่าน TLScontact Bangkok ผู้สมัครต้องไปตรงเวลาพร้อมใบยืนยันนัดหมายและเอกสารที่จำเป็น และต้องยื่นด้วยตนเอง เว้นแต่ได้รับยกเว้นการเก็บข้อมูลชีวมิติ ซึ่งหมายถึงการเก็บลายนิ้วมือและรูปถ่ายตามขั้นตอนยื่นคำร้อง ถ้ายื่นประเทศอื่น ให้เช็คเงื่อนไขของประเทศและศูนย์ที่รับคำร้องก่อนแจ้งสมาชิกว่าต้องไปด้วยตนเองหรือไม่

ฝ่ายประสานงานอาจทำรายการวันนัดของสมาชิกไว้ด้วยกัน พร้อมเช็คว่าใครได้รับใบยืนยันแล้วและใครยังมีเอกสารค้าง จะได้ตามงานเป็นรายคนโดยไม่สับสนว่าการนัดของทั้งกลุ่มเรียบร้อยแล้ว

เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ยื่นวีซ่าเชงเก้น

เริ่มจาก checklist ของประเทศและวัตถุประสงค์ที่จะยื่น แล้วค่อยแยกว่าส่วนไหนให้สมาชิกเตรียมเองและส่วนไหนต้องขอจากบริษัท รายการด้านล่างเป็นกรอบเอกสารหลักจาก European Commission รายละเอียดที่ใช้กับแต่ละคนต้องเช็คจากรายการของประเทศนั้นอีกครั้ง

สำหรับคนรวบรวมเอกสาร ลองแยกสถานะเป็นเอกสารที่ได้รับแล้ว เอกสารที่ต้องแก้ และเอกสารที่ยังรอ พร้อมแจ้งผู้รับผิดชอบให้ชัด จะได้ไม่ต้องไล่ถามข้อมูลเดิมซ้ำทั้งทีม

เอกสารส่วนบุคคลและหลักฐานทางการเงินของสมาชิก

เอกสารหลักที่ควรนำมาเช็คกับรายการของประเทศที่จะยื่นมีดังนี้

• หนังสือเดินทางที่มีอายุเหลืออย่างน้อย 3 เดือนหลังวันที่ออกจากพื้นที่เชงเก้น

• แบบฟอร์มคำร้องขอวีซ่า

• รูปถ่ายตามมาตรฐาน ICAO

• หลักฐานทางการเงินตาม checklist ของประเทศและวัตถุประสงค์ที่ยื่น

• เอกสารแสดงวัตถุประสงค์การเดินทาง ที่พัก และเจตนากลับประเทศ

• ประกันทางการแพทย์ตามเงื่อนไขการยื่น

หากบริษัทช่วยออกค่าใช้จ่าย อย่าเพิ่งสรุปว่าใช้แทนเอกสารการเงินส่วนตัวได้ทั้งหมด ให้เช็ครายการที่ใช้กับกรณีของสมาชิกแต่ละคน และเตรียมหลักฐานให้ตรงกับผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายจริง

หนังสือรับรองการทำงานและหนังสือออกค่าใช้จ่ายจากบริษัท

หนังสือรับรองการทำงานและหนังสือออกค่าใช้จ่ายควรเตรียมตาม checklist ของประเทศที่จะยื่นและวัตถุประสงค์จริงของทริป ก่อนขอเอกสารจากบริษัท ให้เช็คว่าต้องใช้เอกสารใดและระบุข้อมูลอะไรบ้าง แทนการใช้รายละเอียดชุดเดียวกับทุกประเทศ

ถ้าบริษัทออกค่าใช้จ่ายให้ ให้ระบุเฉพาะส่วนที่องค์กรรับผิดชอบจริง ไม่ควรเขียนครอบคลุมค่าตั๋ว ที่พัก อาหาร หรือประกันโดยยังไม่ได้ตกลงกัน ฝ่ายจัดทริปอาจสรุปเงื่อนไขนี้กับผู้ดูแลเอกสารของบริษัทก่อน เพื่อให้หนังสือและข้อมูลที่สมาชิกกรอกไปในทางเดียวกัน

เรื่องภาษาต้องเช็คแยกตามประเทศ ตัวอย่างฝรั่งเศสกำหนดว่าเอกสารประกอบที่ระบบ France-Visas wizard แสดงต้องเป็นภาษาฝรั่งเศสหรืออังกฤษ หรือมีคำแปลภาษาฝรั่งเศส/อังกฤษแนบ

หากยื่นฝรั่งเศสและทริปมีทั้งงานกับท่องเที่ยว France-Visas ระบุว่าวัตถุประสงค์ที่เลือกในใบสมัครเป็นตัวกำหนดเอกสารประกอบ และกรณีเดินทางเพื่อทำงานควรให้จุดประสงค์ด้านงานมาก่อน จึงควรตกลงวัตถุประสงค์ให้ชัดก่อนเริ่มเตรียมเอกสาร

ประกันสุขภาพและการเดินทางที่ครอบคลุมวงเงินขั้นต่ำ

ประกันเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารยื่นวีซ่าเชงเก้น โดย France-Visas ระบุเงื่อนไขความคุ้มครองสำหรับการพำนักระยะสั้นไว้ดังนี้:

• วงเงินความคุ้มครองขั้นต่ำไม่น้อยกว่า 30,000 ยูโร

• ความคุ้มครองต้องครอบคลุมค่ารักษาพยาบาลฉุกเฉิน การเข้ารักษาตัวในโรงพยาบาล และการส่งตัวกลับประเทศเพื่อการรักษาพยาบาล

ก่อนใช้กรมธรรม์ประกอบคำร้อง ให้เช็คช่วงความคุ้มครองและเงื่อนไขกับ checklist ของประเทศที่ยื่น รวมถึงชื่อผู้เอาประกันให้ตรงกับสมาชิกที่จะเดินทาง

หากต้องการคำแนะนำในการจัดเตรียมเอกสารและตรวจเช็คความถูกต้อง สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ บริการประสานงานและดูแลการยื่นวีซ่ายุโรป

ระยะเวลาพิจารณาและการติดตามผลการยื่น

ลองแยกเวลาเตรียมเอกสาร เวลารอคิวนัด และเวลาพิจารณาออกจากกันก่อน เพราะกรอบเวลายื่นคำร้องไม่ได้หมายความว่าจะมีคิวกลุ่มว่างในวันที่ต้องการ

European Commission ระบุว่ายื่นคำร้องได้เร็วที่สุดไม่เกิน 6 เดือนก่อนเดินทาง และต้องยื่นอย่างน้อย 15 วันก่อนเดินทาง โดยระยะเวลาพิจารณาปกติอยู่ที่ 15 วัน และอาจขยายเป็น 45 วันหากต้องตรวจละเอียดหรือขอเอกสารเพิ่มเติม จึงไม่ควรใช้ระยะเวลาขั้นต่ำเป็นกำหนดที่รับรองว่าจะได้เล่มคืนทันทริป

สำหรับการยื่นฝรั่งเศสในไทย France-Visas Thailand ระบุว่าช่วงปลายกุมภาพันธ์ - ปลายกรกฎาคม และพฤศจิกายน - ธันวาคม ระยะเวลารอคิวนัดหมายอาจนานขึ้น ถ้าแผนทริปตรงกับช่วงนี้ ให้เช็คคิวและเริ่มเตรียมเอกสารล่วงหน้า โดยแยกเรื่องคิวนัดออกจากระยะเวลาพิจารณาหลังยื่น

การตรวจเช็คสถานะคำร้องผ่านระบบออนไลน์

หลังยื่นคำร้องแล้ว ให้ใช้ระบบติดตามของศูนย์และประเทศที่สมาชิกยื่น ตัวอย่างช่องทางติดตามมีดังนี้

• TLScontact Bangkok สำหรับฝรั่งเศส: ล็อกอินบัญชี TLScontact เพื่อติดตามคำร้อง

• VFS Global Thailand สำหรับออสเตรีย: ใช้หมายเลขอ้างอิงจากใบเรียกเก็บเงินหรือใบเสร็จของศูนย์ร่วมกับนามสกุลผู้สมัครเพื่อติดตามออนไลน์

ฝ่ายประสานงานควรเก็บข้อมูลที่ใช้ติดตามให้แยกตามสมาชิก และบันทึกสถานะล่าสุดไว้ให้ชัด หากมีคำขอเอกสารเพิ่มเติม ให้เช็คว่าเป็นของใครและต้องส่งผ่านช่องทางใดก่อนดำเนินการ

การรับเล่มพาสปอร์ตคืนและการตรวจสอบความถูกต้องของวีซ่า

เมื่อสถานทูตหรือสถานกงสุลพิจารณาคำร้องเสร็จสิ้น เล่มหนังสือเดินทางจะถูกส่งกลับมายังศูนย์รับยื่นคำร้องขอวีซ่า TLScontact Bangkok สำหรับฝรั่งเศสระบุว่าจะมี SMS แจ้งเมื่อหนังสือเดินทางกลับถึงศูนย์ ส่วน VFS Global Thailand สำหรับออสเตรียระบุว่าอาจมีอีเมลแจ้งเมื่อผลกลับมาที่ศูนย์ ให้เช็ควิธีรับคืนกับศูนย์ที่ยื่นโดยตรง

พาทีมไปยุโรป จัดการยื่นวีซ่าเชงเก้นสำหรับกรุ๊ปองค์กรให้พร้อมเดินทาง

การเตรียมข้อมูลและเอกสารตาม checklist ของประเทศที่ยื่นช่วยลดข้อผิดพลาดในส่วนที่ผู้สมัครควบคุมได้ แต่ไม่สามารถกำหนดคิวนัดหมาย ระยะเวลาพิจารณา หรือผลวีซ่าได้ งานที่ควรสรุปให้พร้อมจึงเป็นเส้นทาง วัตถุประสงค์การเดินทาง และเอกสารของสมาชิกแต่ละคน

BENS DVA ช่วยวางแผนประเทศยื่นตามเส้นทาง เตรียมข้อมูลและเอกสารให้สอดคล้องกับ checklist รายประเทศ และประสานวันยื่นหรือเก็บข้อมูลชีวมิติ หากกำลังเริ่มวางทริป ลองเตรียมเส้นทางคร่าว ๆ และวัตถุประสงค์ของคณะไว้คุยกันก่อน

ดูแนวทางจัดทริปได้ที่ โปรแกรมทริปยุโรปสำหรับองค์กร