กฎ 90/180 เชงเก้น นับยังไงสำหรับทีมที่เดินทางยุโรปบ่อย

สำหรับ HR อย่าดูเพียงว่าวีซ่ายังไม่หมดอายุหรือเป็นแบบเข้าออกหลายครั้ง ให้รวมวันเข้าและวันออกของสมาชิกแต่ละคนจากทุกทริป ทั้งงานแฟร์ ประชุม เยี่ยมลูกค้า ท่องเที่ยวส่วนตัว และทริปบริษัท แล้วตรวจซ้ำด้วย เครื่องคำนวณระยะพำนักระยะสั้นของคณะกรรมาธิการยุโรป ก่อนล็อกตั๋ว หากต้องการภาพรวมเรื่องการยื่นวีซ่ากรุ๊ป ให้ อ่านหน้าหลักของหัวข้อนี้ ควบคู่กัน

กฎ 90/180 เชงเก้น นับอย่างไรให้ไม่พลาด?

ให้นับทุกวันที่บุคคลนั้นอยู่ในพื้นที่เชงเก้น รวมวันเดินทางเข้าและวันเดินทางออก แล้วตรวจว่าในช่วงย้อนหลัง 180 วันจากวันนั้น มียอดรวมไม่เกิน 90 วัน กรอบ 180 วันจะเลื่อนไปวันต่อวัน จึงต้องตรวจตลอดทริป ไม่ใช่ตรวจเฉพาะวันเข้า

Schengen Borders Code มาตรา 6 ระบุหลัก “ไม่เกิน 90 วันในทุกช่วง 180 วัน” และให้ถือวันเข้าเป็นวันแรก ส่วนวันออกเป็นวันสุดท้ายของการพำนัก ข้อความนี้เป็นฐานสำหรับทั้งผู้ที่ต้องมีวีซ่าระยะสั้นและผู้ที่ได้รับยกเว้นวีซ่า โดยยังต้องดูเงื่อนไขเฉพาะบนวีซ่าของแต่ละคนด้วย

กรอบ 180 วันเป็นหน้าต่างที่เลื่อนทุกวัน

คำว่า “ทุกช่วง 180 วัน” สำคัญกว่าคำว่า “หกเดือน” เพราะเดือนหนึ่งมีจำนวนวันไม่เท่ากัน และกฎไม่ได้แบ่งเป็นครึ่งปีมกราคม–มิถุนายนกับกรกฎาคม–ธันวาคม วิธีคิดที่ถูกคือ เลือกวันหนึ่งในทริปเป็นวันตรวจ แล้วนับย้อนรวมวันนั้นกลับไปอีก 179 วัน รวมเป็นหน้าต่าง 180 วัน

เมื่อวันใหม่มาถึง หน้าต่างจะเลื่อนไปข้างหน้าหนึ่งวัน วันเก่าที่พ้นขอบหน้าต่างจึงค่อยหลุดออก และวันใหม่ที่อยู่ในเชงเก้นจะถูกเพิ่มเข้ามา ผลคือคนที่เหลือโควตา 15 วันในวันเดินทางเข้า อาจไม่ได้แปลว่าเดินทางได้ 15 วันเสมอไป ถ้าวันเก่าหลุดจากหน้าต่างระหว่างทริป จำนวนวันใช้ได้อาจเปลี่ยน แต่ต้องให้เครื่องคำนวณหรือผู้เชี่ยวชาญตรวจจากวันที่จริง

วันเข้าและวันออกนับทั้งคู่

ถ้าเข้าพื้นที่เชงเก้นวันที่ 10 และออกวันที่ 19 ของเดือนเดียวกัน ยอดพำนักคือ 10 วัน ไม่ใช่ 9 วัน การข้ามพรมแดนภายในจากฝรั่งเศสไปเยอรมนีไม่ทำให้เริ่มนับใหม่ เพราะยังอยู่ในพื้นที่เชงเก้นเดียวกัน

เที่ยวบินต่อเครื่องต้องดูว่าผู้เดินทางผ่านด่านตรวจคนเข้าเมืองเข้าสู่เชงเก้นที่สนามบินใด ตัวอย่างเช่น เดินทางกรุงเทพฯ–ปารีส–โรม โดยผ่านตรวจคนเข้าเมืองที่ปารีส วันนั้นคือวันเข้าเชงเก้น แม้ปลายทางของกรุ๊ปจะเป็นอิตาลี HR จึงควรเก็บเส้นทางบินจริง ไม่บันทึกเพียงเมืองปลายทางของงาน

นับรวมทุกประเทศเชงเก้น ไม่แยกโควตาประเทศ

90 วันเป็นยอดรวมของพื้นที่เชงเก้น ไม่ใช่ 90 วันต่อประเทศ ทริป 7 วันในฝรั่งเศส ต่อด้วย 5 วันในสวิตเซอร์แลนด์ และ 4 วันในอิตาลี รวมเป็น 16 วันเชงเก้น หากออกไปสหราชอาณาจักรแล้วกลับเข้าฝรั่งเศส การออกนอกเชงเก้นช่วงนั้นหยุดการเพิ่มยอด แต่ไม่ได้ล้างประวัติเดิม

หน้า Short-stay calculator ของคณะกรรมาธิการยุโรป ระบุว่าพื้นที่เชงเก้นปัจจุบันมี 29 ประเทศ และอธิบายให้มองย้อนหลัง 180 วันจากทุกวันของการพำนัก ทีมไม่ควรนำวันในไอร์แลนด์หรือไซปรัสมารวมโดยอัตโนมัติ แต่ต้องตรวจเส้นทางต่อเครื่องและจุดผ่านพรมแดนของทริปจริง

วีซ่า Multiple Entry ที่ยังไม่หมดอายุอยู่ได้ครบ 90 วันเสมอหรือไม่?

ไม่เสมอ อายุวีซ่า จำนวนครั้งที่อนุญาตให้เข้า และจำนวนวันที่อนุญาตให้พำนักเป็นคนละค่า วีซ่าแบบ `MULT` เปิดทางให้เข้าได้หลายครั้งในช่วงที่วีซ่ามีผล แต่ทุกครั้งยังต้องไม่เกิน `DURATION OF STAY` บนสติกเกอร์และไม่เกินเพดาน 90/180

คณะกรรมาธิการยุโรปอธิบายประเภทวีซ่าเชงเก้น ว่า multiple-entry visa ใช้เดินทางเข้าได้หลายครั้งตราบที่วีซ่ายังมีผล ส่วนระยะพำนักระยะสั้นยังอยู่ภายใต้เพดานไม่เกิน 90 วันใน 180 วัน ดังนั้นคำว่า “วีซ่า 1 ปี” ไม่ได้หมายถึงอยู่ต่อเนื่องได้ 1 ปี

อ่านสติกเกอร์วีซ่าอย่างน้อย 3 ช่อง

ก่อนอนุมัติทริป ให้ HR ขอสำเนาหน้าวีซ่าที่อ่านชัดและตรวจสามช่องต่อไปนี้โดยไม่คัดลอกเฉพาะวันหมดอายุ

ช่องบนวีซ่า	หมายถึงอะไร	จุดที่มักเข้าใจผิด	สิ่งที่ HR ต้องทำ
`FROM ... UNTIL`	ช่วงวันที่วีซ่ามีผลให้ใช้เดินทาง	เห็นวันหมดอายุไกล แล้วคิดว่ายังมีวันพำนักเต็ม	เช็กว่าทั้งวันเข้าและวันออกของทริปอยู่ในช่วงที่อนุญาต
`NUMBER OF ENTRIES`	เข้าได้หนึ่งครั้ง สองครั้ง หรือหลายครั้ง (`MULT`)	คิดว่า `MULT` เท่ากับเข้าและอยู่นานเท่าไรก็ได้	ตรวจจำนวนครั้งที่ใช้ไปแล้วและแผนเข้าออกนอกเชงเก้น
`DURATION OF STAY ... DAYS`	จำนวนวันพำนักที่สติกเกอร์อนุญาต	ใช้เลข 90 เป็นค่าเริ่มต้น ทั้งที่วีซ่าบางใบให้วันน้อยกว่า	ใช้ค่าที่พิมพ์บนสติกเกอร์เป็นเพดานเฉพาะบุคคล แล้วเทียบ 90/180 อีกชั้น

EUR-Lex เรื่องรูปแบบสติกเกอร์วีซ่า ยืนยันว่าช่อง `DURATION OF STAY` ระบุจำนวนวันที่ผู้ถือวีซ่าพำนักได้ และการนับรวมวันเข้า–ออกทั้งคู่ ถ้าข้อมูลบนสติกเกอร์ไม่ชัดหรือมีหมายเหตุเฉพาะ ให้ส่งสำเนาไปยืนยันกับสถานทูตหรือศูนย์รับคำร้องที่ออกวีซ่า

วีซ่าระยะยาวและใบอนุญาตพำนักต้องแยกออก

เครื่องคำนวณ 90/180 ไม่ได้ใช้เหมือนกันกับทุกสถานะ หน้าเครื่องคำนวณทางการระบุว่า ช่วงที่พำนักโดยใช้ใบอนุญาตพำนักของสหภาพยุโรปหรือวีซ่าระยะยาวประเภท D ไม่ควรถูกป้อนเป็นการพำนักระยะสั้นในเครื่องมือนี้

อย่างไรก็ดี พนักงานที่มีใบอนุญาตพำนักในประเทศหนึ่งแล้วเดินทางไปประเทศเชงเก้นอื่น อาจยังมีเงื่อนไขการพำนักระยะสั้นสำหรับประเทศอื่นอยู่ จึงไม่ควรตัดชื่อออกจากการตรวจโดยอัตโนมัติ ให้แยกสถานะเอกสาร ประเทศผู้ออก และวัตถุประสงค์ของทริป แล้วขอคำยืนยันเป็นรายกรณี

กฎวีซ่าสำหรับคนไทยปี 2026 ไม่ได้ยกเลิก 90/180

เมื่อวันที่ 18 พฤษภาคม 2026 สหภาพยุโรปประกาศระบบออกวีซ่าแบบขั้นบันไดสำหรับคนไทยที่พำนักในประเทศไทย ผู้มีประวัติใช้วีซ่าถูกต้องอาจได้รับ multiple-entry visa ที่มีอายุ 1 ปี ก่อนขยับเป็น 2 ปีหรือสูงสุด 5 ปีตามเงื่อนไข แต่ประกาศยังย้ำว่าวีซ่าเชงเก้นใช้สำหรับการพำนักระยะสั้นสูงสุด 90 วันในทุกช่วง 180 วัน และไม่ให้สิทธิทำงาน ดูรายละเอียดจาก คณะผู้แทนสหภาพยุโรปประจำประเทศไทย

พนักงานไปงานแฟร์ 2 ครั้งแล้วมีทริปบริษัท จะเหลือกี่วัน?

ต้องคำนวณจากวันที่เข้าและออกจริงของบุคคลนั้น ไม่มีเลขคงเหลือกลางที่ใช้แทนทั้งทีมได้ ตารางต่อไปเป็นตัวอย่างสาธิตวิธีคิด ไม่ใช่ผลอนุญาตเดินทาง ก่อนใช้จริงต้องป้อนวันที่ทั้งหมดลงเครื่องคำนวณทางการและตรวจสติกเกอร์วีซ่าร่วมด้วย

เคสตัวอย่าง	ประวัติพำนักในเชงเก้น	ทริปที่กำลังวางแผน	วิธีอ่านผลเบื้องต้น	การตัดสินใจของ HR
A: ฝ่ายขายไปงานแฟร์ 2 รอบ	10–19 ม.ค. = 10 วัน และ 5–14 มี.ค. = 10 วัน	20–24 พ.ค. = 5 วัน	ก่อนเพิ่มทริปใหม่มียอด 20 วันในกรอบที่เกี่ยวข้อง ทริป 5 วันยังต่ำกว่าเพดาน 90 วัน	ป้อนทุกช่วงใน Planning mode และเช็กว่าวีซ่าครอบคลุมวันเดินทาง
B: ผู้บริหารเดินทางยาวหลายรอบ	15 ม.ค.–13 ก.พ. = 30 วัน, 1–30 มี.ค. = 30 วัน, 1–20 พ.ค. = 20 วัน	1–15 มิ.ย. = 15 วัน	ยอดเดิม 80 วัน ทริปใหม่ 15 วันอาจทำให้ยอดแตะ 95 วัน เพราะวันเก่ายังไม่หลุดจากกรอบเร็วพอ	อย่าออกตั๋ว 15 วันจากการลบ 90–80 แบบครั้งเดียว ให้ใช้เครื่องคำนวณรายวันและปรับวันออก
C: ทีมโครงการเดินทางเป็นช่วง	1–25 ก.พ. = 25 วัน, 1–25 เม.ย. = 25 วัน, 1–25 มิ.ย. = 25 วัน	1–20 ส.ค. = 20 วัน	องค์ประกอบของหน้าต่างเปลี่ยนทุกวัน แต่ยอดคงที่ 74 วันตลอด 1–20 สิงหาคม เพราะวันใหม่ในเดือนสิงหาคมแต่ละวันแทนวันที่ในเดือนกุมภาพันธ์ซึ่งหลุดจากกรอบ 180 วัน	ใช้ Planning mode ดูวันเข้าและวันออกที่เสนอ แล้วบันทึกผลพร้อมวันที่ตรวจ
D: พนักงานมีทั้งทริปงานและทริปส่วนตัว	บริษัทมีข้อมูล 12 วัน แต่เจ้าตัวไปส่วนตัวอีก 18 วัน	ทริปรางวัล 8 วัน	ledger ของบริษัทเห็นเพียง 12 วัน ขณะที่ยอดจริงก่อนทริปคืออย่างน้อย 30 วัน	ให้ผู้เดินทางรับรองประวัติส่วนตัวและแนบหลักฐานวันเข้าออกก่อนคำนวณ

ทำไมการลบ 90 ด้วยยอดรวมครั้งเดียวจึงไม่พอ

สูตร “90 ลบวันที่ใช้ไป” ใช้เป็นภาพรวมคร่าว ๆ ได้เมื่อทุกวันที่ใช้ไปยังอยู่ในหน้าต่าง 180 วันเดียวกัน แต่จะคลาดเคลื่อนเมื่อวันเก่าเริ่มหลุดระหว่างทริปใหม่ เครื่องคำนวณต้องดูแต่ละวันว่าหน้าต่างย้อนหลังเริ่มและจบตรงไหน

ในเคส B หากดูเฉพาะวันเข้า 1 มิถุนายน อาจสรุปว่าเหลือ 10 วัน แต่ถ้าเปลี่ยนวันเข้าเป็นเดือนถัดไป วันบางส่วนของทริปมกราคมจะหลุดจากหน้าต่าง การคงเหลือจึงอาจเพิ่มขึ้น ข้อสรุปต้องมาจากวันที่จริง ไม่ใช่จำนวนเดือนที่เว้นระหว่างทริป

ทริปข้ามเที่ยงคืนและเที่ยวบินล่าช้าต้องใช้วันจริง

ถ้าแผนเดิมออกจากเชงเก้นวันที่ 30 แต่เที่ยวบินถูกเลื่อนจนผ่านด่านออกวันที่ 31 ยอดพำนักอาจเพิ่มอีกหนึ่งวัน ให้ HR อัปเดต ledger จากหลักฐานการเดินทางจริงหลังจบทริป ไม่ใช้กำหนดการฉบับก่อนเดินทางเป็นประวัติถาวร

กรณีเที่ยวบินออกจากสนามบินช่วงดึก ให้ดูวันที่ผ่านการควบคุมพรมแดนและข้อมูลที่ทางการบันทึก ไม่เดาจากเวลาถึงกรุงเทพฯ ถ้าพบว่าตราประทับเดิมไม่ครบหรือข้อมูลเดินทางขัดกัน ให้เก็บบอร์ดดิ้งพาส ตั๋ว และหลักฐานที่พักไว้ประกอบการยืนยัน

EES ทำให้การเก็บประวัติของบริษัทสำคัญน้อยลงหรือไม่

ไม่ควรลดการเก็บข้อมูล ระบบ Entry/Exit System หรือ EES บันทึกข้อมูลเข้า ออก และการปฏิเสธเข้าเมืองของผู้เดินทางนอกสหภาพยุโรปที่มาพำนักระยะสั้น แต่ HR ยังต้องรู้วันคงเหลือก่อนซื้อตั๋วและก่อนส่งคำร้องวีซ่า

คณะกรรมาธิการยุโรประบุว่า EES เปิดใช้งานเต็มรูปแบบตั้งแต่ 10 เมษายน 2026 และใช้บันทึกการเข้าออกแบบดิจิทัลแทนตราประทับสำหรับการเดินทางระยะสั้น การมีระบบทางการไม่ได้ทำให้ผู้เดินทางไม่ต้องตรวจยอดของตนเอง และบริษัทไม่ควรอ้างว่าสามารถเข้าถึงข้อมูล EES ของพนักงานได้โดยไม่มีช่องทางที่กฎหมายอนุญาต

ใช้ Schengen Short-stay Calculator อย่างไร?

รวบรวมวันเข้าและวันออกทั้งหมดก่อน แล้วเลือกโหมดให้ตรงคำถาม: `Check` ใช้ตรวจการพำนักที่ผ่านมาและปัจจุบัน ส่วน `Planning` ใช้ประเมินจำนวนวันที่อาจพำนักได้เมื่อเสนอวันเข้าในอนาคต ผลจากเครื่องมือช่วยคำนวณ แต่ไม่ใช่คำรับรองสิทธิเข้าเมืองหรือคำอนุมัติให้อยู่

ขั้นที่ 1 รวบรวมช่วงพำนักจากทุกแหล่ง

ขอให้สมาชิกส่งหน้าพาสปอร์ตที่เกี่ยวข้อง ประวัติ EES ที่เจ้าตัวเข้าถึงได้ ตั๋ว บอร์ดดิ้งพาส และปฏิทินเดินทางส่วนตัว แล้วทำรายการเป็นคู่วันเข้า–ออก หากเดินทางหลายประเทศเชงเก้นต่อเนื่อง ให้บันทึกเป็นช่วงเดียวตั้งแต่เข้าพื้นที่จนออกจริง

อย่าป้อนการเดินทางภายในเชงเก้นเป็นคนละรอบ เช่น ปารีส–บรัสเซลส์–อัมสเตอร์ดัม เป็นการอยู่ต่อเนื่องหนึ่งช่วง ไม่ใช่สามช่วง ส่วนวันที่อยู่ในประเทศนอกเชงเก้นระหว่างรอบต้องแยกตามจุดผ่านพรมแดนจริง

ขั้นที่ 2 ใช้ Check mode ตรวจประวัติ

ใส่วันที่ต้องการตรวจและช่วงพำนักก่อนหน้า เครื่องมือจะแจ้งว่าข้อมูลในช่วงที่ป้อนสอดคล้องกับกฎหรือมีช่วงที่อาจเกินกำหนด การตรวจนี้เหมาะกับการ audit หลังทริปหรือก่อนอนุมัติทริปใหม่ เมื่อบริษัทต้องรู้ว่าประวัติที่มีอยู่มีจุดผิดปกติหรือไม่

ถ้าเครื่องมือแสดง possible overstay อย่าสรุปทางกฎหมายเอง ให้ตรวจว่าป้อนวันผิดหรือซ้ำหรือไม่ จากนั้นให้ผู้เดินทางติดต่อสถานทูต หน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง หรือที่ปรึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้อง การแก้ไฟล์บริษัทไม่เปลี่ยนบันทึกของทางการ

ขั้นที่ 3 ใช้ Planning mode ทดลองวันเข้าใหม่

กำหนดวันเข้าในอนาคต แล้วป้อนช่วงพำนักที่ผ่านมาให้ครบ เครื่องมือจะแสดงจำนวนวันที่อาจอนุญาตได้ตามกฎ 90/180 ณ วันเข้านั้น ทดลองอย่างน้อยสองแผน ได้แก่ วันที่บริษัทต้องการและวันที่สำรองที่เลื่อนออกไป

หากผลเพียงพอดีกับระยะทริป ไม่ควรวางแผนแบบไม่มี buffer เพราะเที่ยวบินล่าช้า การเปลี่ยนเส้นทาง หรือข้อมูลย้อนหลังที่ตกหล่นอาจทำให้ยอดจริงต่างจากแผน Buffer ไม่ใช่การเพิ่มสิทธิ แต่เป็นการลดความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ

ขั้นที่ 4 เทียบผลกับสติกเกอร์วีซ่า

ผลจากเครื่องคำนวณ 90/180 เป็นเพดานตามกฎทั่วไป แต่ถ้า `DURATION OF STAY` บนวีซ่าเหลือน้อยกว่า หรือวันเดินทางอยู่นอกช่วง `FROM ... UNTIL` ต้องใช้ข้อจำกัดที่แคบกว่าเสมอ นอกจากนี้ วีซ่าไม่ได้รับรองการเข้าเมือง เจ้าหน้าที่อาจขอหลักฐานวัตถุประสงค์ ที่พัก การเดินทางกลับ และเงินสำหรับการพำนัก

คู่มือของคณะกรรมาธิการยุโรปย้ำว่า เครื่องคำนวณเป็นเพียงเครื่องมือช่วย และหน่วยงานของประเทศสมาชิกเป็นผู้ใช้กฎหมายและตัดสินระยะพำนักที่อนุญาต HR จึงควรเก็บ screenshot หรือ PDF ผลคำนวณพร้อมวันที่ตรวจเพื่อเป็นหลักฐานการทำงานภายใน ไม่ใช้เป็นหนังสืออนุญาตเดินทาง

HR ควรทำ 90/180 Counting Checklist อย่างไร?

ให้ตั้งเจ้าของข้อมูลหนึ่งคน ใช้ ledger รายบุคคล และกำหนดจุดตรวจอย่างน้อยสามครั้ง: ก่อนเสนอทริป ก่อนออกตั๋ว และก่อนเดินทาง 7–14 วัน วิธีนี้ช่วยจับทั้งการเดินทางส่วนตัวที่เพิ่งเพิ่มและการเปลี่ยนเที่ยวบินของทริปก่อนหน้า

ข้อมูลขั้นต่ำใน master travel ledger

สร้างหนึ่งแถวต่อช่วงที่เข้า–ออกเชงเก้นจริง ไม่ทำหนึ่งแถวต่อประเทศที่เที่ยวภายในพื้นที่เดียวกัน ฟิลด์ที่ควรมี ได้แก่

• ชื่อ–นามสกุลตรงพาสปอร์ต และหมายเลขพนักงาน
• สัญชาติ หมายเลขพาสปอร์ต และวันหมดอายุพาสปอร์ต
• ประเภทเอกสาร: วีซ่า C, วีซ่า D, ใบอนุญาตพำนัก หรือสถานะอื่น
• `VALID FROM`, `UNTIL`, `NUMBER OF ENTRIES` และ `DURATION OF STAY`
• วันเข้าเชงเก้น จุดผ่านพรมแดนแรก และวันออกเชงเก้น
• วัตถุประสงค์: งานแฟร์ ประชุม เยี่ยมลูกค้า ทริปรางวัล หรือส่วนตัว
• แหล่งหลักฐาน: ตั๋ว บอร์ดดิ้งพาส บันทึก EES หรือเอกสารอื่น
• วันที่คำนวณล่าสุด โหมดที่ใช้ และจำนวนวันที่เครื่องมือแสดง
• ผู้ตรวจทาน และสถานะ “พร้อมออกตั๋ว / ต้องยืนยัน / ห้ามล็อก”

เช็กลิสต์ก่อนออกตั๋ว

• [ ] ผู้เดินทางส่งประวัติเข้าออกเชงเก้นย้อนหลังอย่างน้อย 180 วัน และแจ้งทริปส่วนตัวแล้ว
• [ ] วันเข้าและวันออกถูกนับทั้งคู่
• [ ] การเดินทางภายในเชงเก้นไม่ถูกนับซ้ำเป็นหลายรอบ
• [ ] ช่วงที่ใช้วีซ่า D หรือใบอนุญาตพำนักถูกแยกออกเพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจ
• [ ] ป้อนวันจริงลง official calculator ใน Planning mode แล้ว
• [ ] เทียบผลกับ `DURATION OF STAY` และช่วงอายุวีซ่าแล้ว
• [ ] จำนวนครั้งเข้าออกตรงกับ `01`, `02` หรือ `MULT`
• [ ] มี buffer สำหรับความล่าช้าหรือการเปลี่ยนเส้นทาง
• [ ] สมาชิกที่ใกล้เพดานได้รับการยืนยันจากหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนซื้อตั๋ว
• [ ] บันทึกผลคำนวณ วันที่ตรวจ และชื่อผู้ตรวจไว้ในระบบบริษัท

เช็กลิสต์ก่อนเดินทาง

• [ ] ถามสมาชิกอีกครั้งว่ามีทริปเชงเก้นใหม่หลังการตรวจรอบแรกหรือไม่
• [ ] อัปเดตวันออกจริงจากทริปก่อนหน้า ไม่ใช้วันตาม itinerary เดิม
• [ ] ตรวจว่าวีซ่าและพาสปอร์ตยังครอบคลุมวันเดินทาง
• [ ] เตรียมกำหนดการ โรงแรม ตั๋วกลับ หนังสือเชิญ และข้อมูลผู้ประสานงาน
• [ ] สมาชิกเข้าใจว่าผล calculator ไม่ใช่การรับรองให้ผ่านด่าน
• [ ] มีแผนสำรองหากสมาชิกหนึ่งคนต้องเลื่อนวันเข้า ลดวันพำนัก หรือแยกเที่ยวบิน

ใครควรเป็นผู้อนุมัติเมื่อวันเหลือน้อย

ตั้ง threshold ภายใน เช่น หากผลคำนวณเหลือ buffer ต่ำกว่าที่องค์กรยอมรับ ให้ส่งต่อผู้รับผิดชอบวีซ่าหรือที่ปรึกษาก่อน Procurement ออกตั๋ว Threshold นี้เป็นกติกาบริหารความเสี่ยงของบริษัท ไม่ใช่กฎของเชงเก้น

ทีมจัดทริปควรเสนอทางเลือกอย่างน้อยสองแบบ เช่น ลดจำนวนวัน เลื่อนวันเข้า หรือเปลี่ยนผู้เข้าร่วม แทนการบังคับใช้แผนเดิมกับทุกคน หากต้องการจัดข้อมูลวีซ่าของกรุ๊ปและประสานงานเอกสาร สามารถ ดูบริการที่เกี่ยวข้อง โดยส่งประวัติเดินทางรายบุคคลผ่านช่องทางที่บริษัทอนุมัติ

ถ้านับวันผิดหรืออยู่เกินกำหนด มีความเสี่ยงอะไร?

การอยู่เกินระยะที่อนุญาตอาจทำให้สถานะการพำนักไม่ถูกต้อง ถูกสั่งให้ออก ถูกปฏิเสธการเข้า หรือมีผลตามกฎหมายของประเทศที่เกี่ยวข้อง ผลไม่ได้มีโทษเดียวกันทุกกรณี จึงไม่ควรเขียนในนโยบายบริษัทว่าเกินหนึ่งวันจะโดนค่าปรับหรือห้ามเข้าเป็นจำนวนปีตายตัว

อย่ารอแก้ที่สนามบินวันออก

ถ้าพบความเสี่ยงก่อนเดินทาง ให้หยุดการออกตั๋วและขอคำยืนยัน หากพบระหว่างทริป ให้ติดต่อหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองของประเทศที่อยู่หรือผู้เชี่ยวชาญทันที การออกนอกเชงเก้นเองไม่ได้ลบประวัติ และการจองตั๋วใหม่ย้อนหลังไม่ได้เปลี่ยนวันที่พำนักจริง

EU Immigration Portal อธิบายว่า ผู้ที่ไม่เข้าเงื่อนไขการพำนักหรืออยู่หลังวีซ่าหรือใบอนุญาตหมดอายุอาจได้รับ return decision ขณะที่ขั้นตอนและผลอื่นขึ้นกับกฎหมายและการพิจารณาของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ประวัติการใช้วีซ่าถูกต้องมีผลต่อการวางแผนครั้งต่อไป

ประกาศ visa cascade สำหรับคนไทยปี 2026 เชื่อมคุณสมบัติของผู้เดินทางบ่อยกับประวัติใช้วีซ่าถูกต้องและไม่มีประวัติ overstay บริษัทจึงควรจัดการเรื่องนี้เป็นความเสี่ยงระยะยาว ไม่ใช่เพียงแก้ให้ทันเที่ยวบินหนึ่งครั้ง

แต่ HR ไม่ควรรับรองว่าไม่มี overstay แล้วจะได้วีซ่าหลายปีแน่นอน การออกวีซ่ายังคงเป็นการพิจารณาของสถานทูตหรือสถานกงสุลตามคำร้อง เอกสาร ประวัติ และเงื่อนไขปัจจุบัน

จุดที่ต้องยืนยันใหม่ทุกครั้ง

กฎ 90/180 เป็นกรอบร่วม แต่รายละเอียดวีซ่า จุดผ่านพรมแดน วัตถุประสงค์ และสถานะบุคคลต่างกัน ให้ยืนยันใหม่เมื่อเกิดกรณีต่อไปนี้

• มีวีซ่า D ใบอนุญาตพำนัก หรือหนังสือเดินทางมากกว่าหนึ่งเล่ม
• เคยทำพาสปอร์ตหาย เปลี่ยนเล่ม หรือไม่มีหลักฐานวันเข้าออกครบ
• มีทริปไปประเทศนอกเชงเก้นคั่นกลาง
• ต้องทำงาน รับค่าตอบแทน ติดตั้ง ฝึกอบรมเชิงปฏิบัติ หรือให้บริการหน้างาน
• เคยถูกปฏิเสธเข้า ถูกตั้งคำถามเรื่อง overstay หรือได้รับหนังสือจากหน่วยงาน
• แผนเดินทางพอดีกับจำนวนวันที่เหลือโดยไม่มี buffer

HR ต้องมีข้อมูลอะไรจึงตัดสินใจหรือขอราคาได้?

อย่างน้อยต้องมีรายชื่อผู้เดินทาง วันที่เข้า–ออกที่เสนอ ประวัติเชงเก้นย้อนหลัง เอกสารวีซ่าของแต่ละคน จุดหมายหลัก และวัตถุประสงค์กิจกรรม ข้อมูลครบตั้งแต่ต้นช่วยแยกคนที่พร้อมเดินทางออกจากคนที่ต้องยืนยันเพิ่ม โดยไม่ชะลอทั้งกรุ๊ป

ชุดข้อมูลสำหรับขอราคา

ส่งจำนวนคน เมือง ประเทศ วันเดินทาง สนามบินเข้า–ออก ระดับโรงแรม รูปแบบห้อง เที่ยวบินที่ต้องการ รถรับส่ง งานประชุม และกิจกรรมบริษัท หากมีสมาชิกวันคงเหลือน้อย ให้ระบุว่าต้องการทางเลือกกำหนดการสั้นลงหรือวันเดินทางสำรอง

ทีมสามารถเริ่มเทียบเส้นทางได้จาก ดูโปรแกรมยุโรปสำหรับองค์กร แต่โปรแกรมตัวอย่างไม่แทนการตรวจวีซ่าและวันพำนักรายบุคคล เส้นทางเดียวกันอาจใช้ได้กับสมาชิกส่วนใหญ่ ขณะที่หนึ่งคนต้องลดวันหรือเปลี่ยนรอบ

ชุดข้อมูลสำหรับตรวจวีซ่า

ใช้สำเนาพาสปอร์ตและวีซ่าที่อ่านชัด ประวัติวันเข้าออกทั้งหมด วัตถุประสงค์การเดินทาง หนังสือเชิญ และข้อมูลผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย จัดเก็บตามนโยบายคุ้มครองข้อมูลขององค์กร และจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็น

หากพนักงานไม่ต้องการเปิดเผยทริปส่วนตัวทั้งหมด บริษัทอาจขอเฉพาะวันเข้า–ออกและประเทศที่จำเป็นต่อการคำนวณ พร้อมให้เจ้าตัวยืนยันความครบถ้วน จุดสำคัญคือยอดที่ใช้ตัดสินใจต้องสะท้อนการเดินทางจริง ไม่ใช่เฉพาะทริปที่บริษัทเป็นผู้จ่าย

ชุดข้อมูลสำหรับผู้อนุมัติ

สรุปเป็นหน้าเดียวต่อคน: วันใช้ไปในหน้าต่างที่เกี่ยวข้อง วันที่คาดว่าจะใช้เพิ่ม buffer ข้อจำกัดบนวีซ่า แหล่งหลักฐาน และสถานะความเสี่ยง ใช้สีหรือสถานะช่วยอ่านได้ แต่ต้องมีตัวเลขและวันที่รองรับ ไม่ใช้คำว่า “ผ่าน” หากยังไม่ได้รับคำยืนยันจากหน่วยงาน

สำหรับกรุ๊ปใหญ่ ให้ผู้อนุมัติเห็นจำนวนคนในแต่ละสถานะ เช่น พร้อมออกตั๋ว ต้องส่งเอกสารเพิ่ม และต้องเปลี่ยนแผน วิธีนี้ช่วยคุม deadline โดยไม่เปิดข้อมูลพาสปอร์ตเกินจำเป็นในที่ประชุม

สรุปกฎ 90/180 สำหรับทีมที่เดินทางบ่อย

กฎ 90/180 เชงเก้น นับโดยมองย้อนหลัง 180 วันจากทุกวันที่อยู่ในพื้นที่ และยอดพำนักต้องไม่เกิน 90 วัน วันเข้าและวันออกนับทั้งคู่ การเดินทางข้ามประเทศภายในเชงเก้นไม่เริ่มโควตาใหม่ และวีซ่าแบบ `MULT` ที่ยังมีอายุไม่ได้ลบเพดานนี้

วิธีทำงานที่ปลอดภัยคือ ใช้ ledger รายบุคคล อัปเดตจากวันเดินทางจริง ตรวจด้วย official calculator ทั้ง Check และ Planning mode แล้วเทียบกับช่องบนสติกเกอร์วีซ่าอีกครั้ง เมื่อข้อมูลขาด ผลพอดีเพดาน หรือมีเอกสารสถานะพิเศษ ให้ยืนยันกับหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนออกตั๋ว

แหล่งอ้างอิง

1. EUR-Lex: Regulation (EU) 2016/399 — Schengen Borders Code
2. European Commission: Short-stay calculator
3. European Commission: User manual for the short-stay Schengen calculator
4. European Commission: Applying for a Schengen visa
5. EUR-Lex: Uniform format for visas issued to non-EU nationals
6. คณะผู้แทนสหภาพยุโรปประจำประเทศไทย: กฎวีซ่าเชงเก้นสำหรับคนไทยปี 2026
7. European Commission: Entry/Exit System fully operational
8. EU Immigration Portal: Staying in an EU country without permission