ยื่นวีซ่าอังกฤษให้กรุ๊ปบริษัท เตรียมเอกสารยังไงให้ครบถ้วน

ไปพร้อมกันหลายคน ยื่นวีซ่าอังกฤษแบบหมู่คณะได้ไหม?

หลายคนอาจจะคิดว่า ในเมื่อบริษัทจัดทริปพาทีมงานไปสัมมนา ดูงาน หรือให้รางวัลเป็นทริปอังกฤษทั้งที น่าจะรวบรวมเอกสารยื่นขอวีซ่าแบบกรุ๊ปทีเดียวจบได้เลยใช่ไหมครับ? แต่จริง ๆ แล้ว ข้อกำหนดของทางการบอกไว้ชัดเจนว่า ผู้เดินทางทุกคนต้องได้รับการพิจารณาคุณสมบัติแยกเป็นรายบุคคล ต่อให้เดินทางไปพร้อมกันหรือบริษัทออกค่าใช้จ่ายให้ทั้งหมดก็ตาม

Standard Visitor Visa สำหรับท่องเที่ยวและติดต่อธุรกิจ

สำหรับทริปบริษัทที่มีเป้าหมายเพื่อการท่องเที่ยว พักผ่อน หรือการติดต่อธุรกิจระยะสั้น ผู้เดินทางทุกคนต้องยื่นขอ Standard Visitor Visa ซึ่งเป็นวีซ่าเข้าประเทศสหราชอาณาจักร (UK) สำหรับการเยี่ยมเยียน ท่องเที่ยว หรือทำกิจกรรมทางธุรกิจที่ได้รับอนุญาต โดยทั่วไปจะได้รับอนุญาตให้พำนักได้สูงสุดไม่เกิน 6 เดือน

กิจกรรมทางธุรกิจที่สามารถทำได้ภายใต้ Standard Visitor Visa ตามข้อมูลของ GOV.UK เว็บไซต์ทางการของรัฐบาลสหราชอาณาจักร ครอบคลุมการเข้าร่วมประชุมทางธุรกิจ (meetings) การเข้าร่วมงานประชุมหรือสัมมนา (conferences and seminars) การเจรจาหรือลงนามในสัญญาธุรกิจ การเข้าร่วมงานแสดงสินค้าเพื่อโปรโมตธุรกิจ (trade fairs) การเข้าเยี่ยมชมหรือตรวจดูสถานที่ประกอบการ (site visits) รวมถึงการเข้ารับการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานบางกรณี โดยมีข้อกำหนดสำคัญคือผู้เดินทางต้องไม่ได้รับค่าจ้างหรือผลตอบแทนจากองค์กรหรือลูกค้าในสหราชอาณาจักร

ทุกคนต้องกรอกฟอร์มและสแกนลายนิ้วมือเอง

แม้บริษัทจะเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายและจัดเตรียมแผนการเดินทางให้ทั้งหมด แต่ในระบบการยื่นคำขอ สมาชิกแต่ละคนต้องมีชุดใบสมัครออนไลน์ของตนเอง ชำระค่าธรรมเนียมแยกเป็นรายบุคคล และต้องเดินทางไปแสดงตัวตามเวลานัดหมายที่ศูนย์รับคำร้องขอวีซ่าด้วยตนเอง

ในการนัดหมาย ผู้สมัครทุกคนจะต้องแสดงหนังสือเดินทางฉบับจริงและผ่านการเก็บข้อมูลชีวมิติ (Biometrics) ซึ่งประกอบด้วยการสแกนลายนิ้วมือและถ่ายภาพใบหน้า ไม่สามารถมอบอำนาจให้ตัวแทนหรือฝ่ายบุคคลไปดำเนินการแทนได้ ถ้าในทีมมีสมาชิกหลายคน ฝ่ายประสานงานจึงต้องวางระบบการสื่อสารและนัดหมายพนักงานทุกคนให้ตรงตามกำหนดเวลาอย่างรอบคอบ

จัดทริปยุโรปแวะลอนดอน อย่าลืมเผื่อเวลาขอวีซ่าอังกฤษแยกจากเชงเก้น

หลายออฟฟิศชอบจัดทริปยุโรปแบบสองต่อ เช่น พาไปประชุมที่ฝรั่งเศสหรือเบลเยียมก่อน แล้วค่อยข้ามมาแวะเที่ยวลอนดอนต่อ ถ้ารูปแบบทริปเป็นแบบนี้ สิ่งแรกที่คนจัดทริปต้องโน้ตไว้ตัวโต ๆ เลยก็คือ สหราชอาณาจักรไม่ได้อยู่ในกลุ่มประเทศเชงเก้นนะครับ

อังกฤษไม่ได้เข้าร่วมความตกลงเชงเก้น

นโยบายวีซ่าเชงเก้นครอบคลุมพื้นที่เชงเก้น 29 ประเทศในยุโรป โดยทั่วไปวีซ่าเชงเก้นใช้กับประเทศในพื้นที่นี้ แต่สหราชอาณาจักรไม่ได้เข้าร่วมในความตกลงนี้ ถ้าทริปของบริษัทมีกำหนดการเดินทางทั้งในสหราชอาณาจักรและประเทศในกลุ่มเชงเก้น จะต้องยื่นขอวีซ่า 2 ฉบับแยกจากกันอย่างชัดเจน และไม่สามารถใช้วีซ่าเชงเก้นเดินทางเข้าสู่สหราชอาณาจักรได้

อ่านต่อ: วีซ่าเนเธอร์แลนด์สำหรับองค์กร ทริปอัมสเตอร์ดัม-เบลเยียมยื่นยังไง

วางแผนเวลาล่วงหน้าเมื่อต้องยื่นวีซ่า 2 ประเทศ

ถ้าทริปมีทั้งสหราชอาณาจักรและประเทศเชงเก้น ฝ่ายประสานงานควรวางลำดับการยื่นวีซ่าแต่ละระบบให้สัมพันธ์กับวันเดินทาง ลองแยกวันเตรียมเอกสาร วันส่งใบสมัคร และวันนัดหมายของสมาชิกแต่ละคนไว้ จะเห็นได้ง่ายขึ้นว่าใครยังมีขั้นตอนไหนค้างอยู่

GOV.UK ระบุว่ายื่นขอ Standard Visitor Visa ได้เร็วที่สุด 3 เดือนก่อนเดินทาง และระยะเวลาพิจารณาคำขอนอกสหราชอาณาจักรอยู่ที่ประมาณ 3 สัปดาห์ จุดเริ่มนับขึ้นกับช่องทางที่ใช้ คือเมื่อยืนยันตัวตนและส่งเอกสารผ่านแอป หรือเมื่อเข้าร่วมนัดหมายที่ศูนย์รับคำร้องเพื่อให้ลายนิ้วมือและถ่ายภาพ จึงไม่ควรเริ่มนับจากวันที่เริ่มกรอกฟอร์ม

ระยะเวลานี้ใช้ประกอบการวางแผน ไม่ใช่วันรับผลที่รับรองไว้ ก่อนกำหนดวันเดินทางให้เช็คระยะเวลาพิจารณาล่าสุดจาก GOV.UK และเผื่อเวลาสำหรับการเตรียมเอกสารกับนัดหมายด้วย ทางการระบุว่าไม่จำเป็นต้องจองการเดินทางก่อนสมัครหรือก่อนทราบผลวีซ่า

คู่มือวางแผนทริปยุโรปและค่าธรรมเนียมวีซ่าอังกฤษสำหรับองค์กร

สรุปเอกสารสำคัญที่ทุกคนในทีมต้องเตรียมแยกกัน

หัวใจสำคัญของการเตรียมเอกสาร คือการทำให้เจ้าหน้าที่เห็นภาพชัดเจนว่า แต่ละคนตั้งใจมาเยือนแค่ชั่วคราว (genuine visitor) มาทำกิจกรรมตามที่ขอไว้ มีเงินซัพพอร์ตเพียงพอ และจะเดินทางกลับหรือไปประเทศอื่นต่อเมื่อจบทริป ถ้าบริษัทเป็นคนออกค่าใช้จ่ายให้ ก็ต้องเตรียมหลักฐานส่วนนี้มายืนยันให้ตรงกับความเป็นจริงด้วย

จดหมายรับรองการทำงานและจุดประสงค์การเดินทาง

ผู้สมัครต้องใช้หนังสือเดินทางหรือเอกสารเดินทางเพื่อพิสูจน์ตัวตน ส่วนหลักฐานสถานะงานที่ GOV.UK ยกตัวอย่างไว้คือ จดหมายจากนายจ้างบนหัวจดหมายบริษัท ซึ่งระบุตำแหน่งงาน เงินเดือน และระยะเวลาการทำงาน ใช้เตรียมเป็นหลักฐานประกอบให้ตรงกับสถานะของพนักงานแต่ละคน

ถ้าไปประชุมหรือทำกิจกรรมเกี่ยวกับงาน ควรมีเอกสารอธิบายว่าจะไปทำอะไร เหตุใดจึงเดินทาง และใครรับผิดชอบค่าใช้จ่าย โดยอาจใช้จดหมายจากองค์กรที่เชิญหรือองค์กรที่ส่งไปตามกรณี แยกเรื่องสถานะงานกับรายละเอียดกิจกรรมให้ชัด แล้วเช็คว่าข้อมูลในเอกสารสอดคล้องกับใบสมัครและแผนทริป

จดหมายสนับสนุนค่าใช้จ่าย (Sponsorship Letter)

ถ้าบริษัทช่วยออกค่าเดินทาง ค่าอยู่ หรือที่พัก ให้เตรียมหลักฐานว่าบริษัทสนับสนุนอะไร อย่างไร ครอบคลุมใครบ้าง พร้อมแสดงความสัมพันธ์กับผู้สมัครและความสามารถในการรับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้น จดหมายสนับสนุนค่าใช้จ่ายอาจใช้สรุปรายละเอียดเหล่านี้ประกอบหลักฐานที่เกี่ยวข้องได้

สิ่งที่ควรเช็คคือขอบเขตการสนับสนุนตรงกับทริปจริงหรือไม่ เช่น บริษัทดูแลส่วนใดและพนักงานรับผิดชอบส่วนใด แนวทางของ GOV.UK เน้นหลักฐานการสนับสนุน ไม่ได้กำหนดว่าบริษัทต้องออกเอกสารชื่อ Sponsorship Letter แยกให้พนักงานทุกคน จึงควรจัดชุดหลักฐานให้คำขอของแต่ละคนอธิบายการสนับสนุนที่ตนได้รับได้ชัดเจน

หนังสือรับรองบริษัทและหลักฐานการเงิน

หนังสือรับรองบริษัทไม่ได้เป็นข้อบังคับสำหรับพนักงานบริษัททุกคนในแนวทางเอกสารของ GOV.UK เอกสารจดทะเบียนธุรกิจถูกยกตัวอย่างในบริบทผู้ประกอบอาชีพอิสระ ส่วนกรณีบริษัทเป็นผู้สนับสนุน ให้เน้นหลักฐานความสัมพันธ์กับผู้สมัคร ขอบเขตที่สนับสนุน และเงินที่เพียงพอรองรับตามจริง

• หลักฐานการเงินของผู้สนับสนุน: อาจใช้รายการเดินบัญชีบริษัทหรือหลักฐานที่เหมาะกับกรณี เพื่อแสดงว่ารองรับค่าใช้จ่ายที่ระบุไว้ได้ ไม่ควรกำหนดจำนวนเดือนย้อนหลังเป็นข้อบังคับเหมือนกันทุกคน

• คำแปลเอกสาร: เอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือภาษาเวลส์ต้องมีคำแปลฉบับเต็มที่ Home Office ตรวจสอบได้ พร้อมคำยืนยันของผู้แปล วันที่แปล ชื่อ ลายเซ็น และช่องทางติดต่อผู้แปล

ก่อนส่งเอกสาร ลองอ่านในมุมคนที่ไม่เคยรู้จักบริษัทหรือทริปนี้มาก่อน เขาเห็นหรือยังว่าใครเดินทาง ไปทำอะไร และใครดูแลค่าใช้จ่าย ถ้ายังไม่ชัด ให้เติมคำอธิบายหรือหลักฐานที่ตรงกับเรื่องนั้น แทนการแนบเอกสารเพิ่มโดยไม่รู้ว่าจะใช้ยืนยันอะไร

ขั้นตอนยื่นวีซ่าออนไลน์และจองคิวศูนย์ VFS

เดี๋ยวนี้การขอวีซ่าอังกฤษจะใช้ระบบออนไลน์ควบคู่ไปกับการเข้าไปแสดงตัวที่ศูนย์รับคำร้องครับ โดยมีสเต็ปหลัก ๆ ที่ทั้งฝ่ายประสานงานและคนเดินทางต้องทำความเข้าใจตามนี้เลย

การกรอกข้อมูลและจ่ายค่าธรรมเนียม

ขั้นตอนแรกเริ่มจากการกรอกแบบฟอร์มคำขอวีซ่าออนไลน์บนเว็บไซต์ GOV.UK โดยกรอกข้อมูลประวัติส่วนบุคคล ข้อมูลการทำงาน แผนการเดินทาง และรายละเอียดของผู้สนับสนุนให้ครบถ้วนถูกต้อง จากนั้นทำการชำระค่าธรรมเนียมวีซ่าผ่านระบบออนไลน์ของ GOV.UK

เมื่อชำระค่าธรรมเนียมเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งต่อไปยังเว็บไซต์ของ VFS ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์รับคำร้องขอวีซ่า (Visa Application Centre) รับนัดหมายและเก็บข้อมูลชีวมิติแทน UKVI (UK Visas and Immigration หน่วยงานของสหราชอาณาจักรที่ดูแลงานวีซ่าและตรวจคนเข้าเมือง) เพื่อให้ผู้สมัครลงทะเบียนและเลือกวันเวลานัดหมาย หลังส่งใบสมัครออนไลน์เรียบร้อยแล้ว ผู้สมัครจะมีกรอบเวลาดำเนินการนัดหมายและทำกระบวนการให้สมบูรณ์ได้ภายใน 240 วัน กรอบเวลานี้เป็นเวลาทำขั้นตอนให้สมบูรณ์ ไม่ใช่ระยะเวลารอผลวีซ่า จึงควรวางวันนัดหมายให้เข้ากับแผนเดินทางของตัวเอง

การเตรียมตัวไปสแกนลายนิ้วมือ

ในวันนัดหมาย ผู้เดินทางทุกคนต้องเดินทางไปแสดงตัวที่ศูนย์รับคำร้องขอวีซ่าตามเวลาที่จองไว้ โดยศูนย์รับคำร้องขอวีซ่าสหราชอาณาจักรในประเทศไทยมี 2 แห่ง ได้แก่

• ศูนย์รับคำร้องกรุงเทพฯ: เปิดให้บริการวันจันทร์ - ศุกร์ เวลา 08:30 - 17:00

• ศูนย์รับคำร้องเชียงใหม่: เปิดให้บริการวันอังคารและพฤหัสบดี เวลา 09:00 - 16:00

ผู้สมัครต้องนำใบนัดหมายที่ยืนยันจากระบบของ VFS และหนังสือเดินทางฉบับจริงติดตัวไปด้วย เพื่อทำการเก็บข้อมูลชีวมิติ สแกนลายนิ้วมือ และถ่ายภาพใบหน้า โดยควรแนะนำให้พนักงานเช็คเวลาเปิดทำการและเดินทางไปถึงก่อนเวลานัดหมายเล็กน้อย

ตัวช่วยประสานงานและบริการรับทำวีซ่าอังกฤษให้กรุ๊ปบริษัท

ถ้าใครรู้สึกว่าการตามเก็บเอกสารทีละคนเป็นเรื่องปวดหัว BENS สามารถเข้ามาช่วยประสานงานเอกสารรายบุคคล ตรวจสอบความครบถ้วน จัดชุดหลักฐานของบริษัท และช่วยวางคิวยื่นออนไลน์กับนัดหมาย VFS ให้ได้ครับ แค่เตรียมรายชื่อ แผนทริป และรายละเอียดการออกค่าใช้จ่ายไว้ ก็จะช่วยให้เราเข้ามาแบ่งเบาภาระตรงนี้ของฝ่ายบุคคลได้เยอะเลย

UKVI เป็นผู้พิจารณาคำขอ ส่วน VFS ทำหน้าที่ศูนย์รับคำร้องและเก็บข้อมูลชีวมิติ การเตรียมเอกสารหรือใช้บริการประสานงานไม่รับประกันผลวีซ่าหรือกำหนดการเดินทาง

• บริการประสานงานยื่นวีซ่าอังกฤษ

• โปรแกรมทัวร์ลอนดอนและคอตส์โวลส์